Uso das Salas de Videoconferência¶

Apresentação¶

Visando aprimorar a experiência de comunicação e colaboração entre equipes, foram adquiridas novas salas de videoconferência equipadas com tecnologia de ponta da Poly (anteriormente Polycom). Essas salas estão totalmente integradas ao Microsoft Teams e também oferecem suporte a Zoom em reuniões pontuais. Este manual orienta os servidores e colaboradores sobre como utilizar os equipamentos, agendar salas e realizar reuniões de forma autônoma e eficiente.

Equipamentos Disponíveis¶

Poly Studio X52 ou X30: dispositivos de videoconferência all-in-one com câmera, microfone e alto-falantes integrados. O modelo X52 equipa as salas de médio porte, enquanto o X30 é utilizado nas salas pequenas.
Controladores TC10 ou TC08: painéis sensíveis ao toque para visualização da agenda e controle da reunião.
Cabo HDMI para compartilhamento de conteúdo durante a reunião.

Os equipamentos possuem integração com Microsoft Teams.

Como Agendar uma Reunião (Microsoft Teams)¶

Abra o calendário no Microsoft Teams e crie uma reunião.
No campo de convidados/participantes, adicione o endereço de e-mail da sala desejada (endereços abaixo).
Preencha os dados da reunião e clique em “Enviar”.

A reunião aparecerá automaticamente no painel TC10/TC08 da sala no horário reservado.

O Microsoft Teams permite visualizar a disponibilidade das salas em tempo real, facilitando o agendamento de reuniões de forma rápida e eficiente. Para isso, utilize o recurso Assistente de Agendamento durante a criação do evento. Assim, é possível alinhar os horários com as agendas de todos os envolvidos e evitar conflitos.

Como Fazer:

Acesse o Calendário do Microsoft Teams e clique no dia e horário desejados para a reunião.
Preencha as informações da reunião (título, data, horário, detalhes etc.).
Na barra superior da janela de criação, clique na aba Assistente de Agendamento.
Verifique a disponibilidade dos participantes e arraste a barra até encontrar um horário em que todos estejam livres.

O próprio Teams também sugere automaticamente os melhores horários com base nas agendas dos convidados e indica, em tempo real, se cada participante está disponível ou ocupado no momento selecionado.

Localização e e-mail das Salas¶

Na Sede:

Na sede estão disponíveis quatro salas com os novos equipamentos de videoconferência:

Sala de Vidro (2º andar) – saladevidro02sede@anac.gov.br
Sala 3H (3º andar) – sala3h03sede@anac.gov.br
Sala de Apresentação (3º andar) – saladeapresentacao03sede@anac.gov.br
Sala da Astec (7º andar) - salaastec07sede@anac.gov.br

As chaves das salas devem ser retiradas e devolvidas na SAF (2º andar).

Nas Representações Regionais e Núcleos:

Rio de Janeiro – sala01rrrj@anac.gov.br
São Paulo - sala01rrsp@anac.gov.br
São José dos Campos - sala01rrsjc@anac.gov.br
Recife - sala01rec@anac.gov.br
Curitiba - sala01cwb@anac.gov.br
Porto Alegre - sala01poa@anac.gov.br

Procure o setor responsável local para agendamento e retirada de chaves.

Chegando à Sala – Como Iniciar a Reunião¶

Reunião Agendada:

A agenda da sala aparecerá no controlador TC10/TC08.
Toque na reunião correspondente e selecione “Participar”.

Reunião Sem Agendamento:

Toque em “Reunião” no controlador.
Utilize o controle para adicionar participantes.

Como Compartilhar Conteúdo¶

Plugue seu notebook no cabo HDMI identificado com a etiqueta “Conteúdo”.
A tela será compartilhada instantaneamente, sem necessidade de ingressar na reunião com sua conta.

Participação em Reuniões Agendadas por Terceiros¶

Microsoft Teams:

No controlador, selecione “Participar com um ID”.
Insira o ID da reunião e participe normalmente.

Zoom:

Selecione “Participar com um ID”.
Digite o código da reunião e a senha, se solicitado.

Considerações Finais¶

As salas são de uso coletivo e profissional. Preserve o espaço e os equipamentos.
Ao final da reunião, desconecte o HDMI e organize a sala.
Devolva as chaves à SAF ou setor responsável.
Em caso de dúvidas, contate a equipe técnica por meio do Portal de Serviços.