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Utilizando computadores compartilhados em modo presencial

Introdução

Introdução

Em função da adoção do trabalho remoto, a forma de se utilizar os recursos de TI no ambiente da ANAC está mudando. Uma dessas alterações se referem ao fato de que não há mais garantia de um computador reservado para cada usuário. Isso é verdade especialmente na RRRJ, que em breve estará se mudando para um prédio em que o uso dos computadores será compartilhado.

Neste tutorial, você terá orientações gerais sobre como se preparar para o uso de computadores compartilhados, tornando seus dados acessíveis a partir de qualquer computador que esteja disponível no ambiente presencial.

Nas seções abaixo você aprenderá a:

  • Preparar seus arquivos para estarem disponíveis, independentemente do computador que você utiliza
  • Utilizar de forma presencial um computador compartilhado, com perfil de usuário armazenado em rede

Dica

Além dos computadores para uso compartilhado presencial, a STI disponibiliza também o Portal de Desktop Remoto, com computadores compartilhados específicos para quem precisa se conectar remotamente. Para saber mais, clique aqui.

Preparando-se para trabalhar em ambiente compartilhado

O primeiro segredo para você poder trabalhar com sucesso em um ambiente de uso compartilhado é se tornar independente de um computador específico. Seus dados, sistemas e aplicativos precisam estar acessíveis de qualquer lugar, sem depender de um computador apenas. Para tanto, a Superintendência de Tecnologia da Informação disponibiliza ferramentas que facilitam o uso itinerante.

Abaixo, seguem as ações e hábitos que você deve adotar para conseguir essa independência da estação de trabalho:

  1. Recolha de sua estação de trabalho todos os itens pessoais

    Recolha fotos, enfeites, livros, canecas, garrafas de água, plantas, vasos e outros adornos. Isso irá facilitar a mudança do mobiliário e equipamentos. Esvazie, também, o seu gaveteiro, pois eles serão recolhidos pelo Setor de Patrimônio.

  2. Organize a documentação física

    Caso ainda possua documentos físicos institucionais, providencie a digitalização e inserção destes no Sistema Eletrônico de Informações (SEI!). Se necessário, organize-os e transfira-os para o arquivo central da ANAC. Em caso de dúvidas, solicite auxílio ao setor de arquivo da sua Unidade. Aproveite para eliminar, também, rascunhos e esboços registrados em papel que não tenham mais utilidade.

  3. Retire do seu computador todos os arquivos que não sejam estritamente de trabalho

    Retire fotos, vídeos, documentos e outros dados e informações particulares de seu computador e das pastas de rede da Agência. Caso necessário, mova esses arquivos para um pen drive ou HD externo de sua propriedade.

  4. Organize os arquivos de interesse da ANAC, mas que só você utiliza

    Todos os arquivos de interesse da ANAC devem ser movidos preferencialmente para o OneDrive institucional, à exceção das informações classificadas nos termos da Lei de Acesso à Informação e documentos preparatórios que possam originar informação classificada, conforme dispõe o Art. 17, da Instrução Normativa nº 5/2021, do GSI/PR.

    Se ainda não tiver acesso ao OneDrive institucional, faça a solicitação pelo Portal de Serviços da ANAC, na área Solicitar acesso aos serviços em nuvem do Office 365. Uma vez concedido o acesso, basta você configurar o OneDrive com sua conta de rede para começar a mover para ele todos os arquivos espalhados em outras pastas do computador. Isso possibilitará que você acesse seus arquivos de outros dispositivos, proporcionando a mobilidade necessária e a segurança de que seus arquivos estarão sempre disponíveis, independentemente de qual computador use para trabalhar.

  5. Organize os arquivos de interesse de sua unidade ou equipe

    Se, no seu computador atual, existem arquivos que, na verdade, são de interesse de toda a sua equipe ou unidade, estes devem ser colocados em um local acessível a todos os interessados.

    Uma das formas de se fazer isso é por meio do recurso Equipes do Microsoft Teams. Você pode utilizar uma equipe ou um canal já existente ou criar novos canais. Uma vez dentro da equipe, basta acessar a aba Arquivos e, nela, “subir” todos os arquivos e pastas de interesse comum daquela equipe. Essa ação deve ser planejada com o time, para que a estrutura de pastas e arquivos fique organizada e atenda às necessidades do grupo.

    Não deverão ser transferidas para o Teams as informações classificadas nos termos da Lei de Acesso à Informação e documento preparatório que possam originar informação classificada, conforme dispõe o art. 17, da Instrução Normativa nº 5, do GSI/PR.

    Caso o armazenamento de arquivos no Teams não atenda às necessidades de sua equipe, você ainda pode utilizar os servidores de arquivos (as chamadas “pastas de rede”). Atente-se apenas para o fato de que as pastas de rede estão acessíveis somente na rede interna da ANAC.

  6. Trate adequadamente o arquivo morto de e-mail (arquivo .PST local)

    Alguns usuários possuem configurada em seu Outlook uma pasta para armazenamento local de e-mails antigos, servindo, assim, como um arquivo morto. Com o uso de estações de trabalho compartilhadas, esse tipo de configuração não será mais viável. Logo, é preciso tomar algumas providências quanto a esse conteúdo. Você tem algumas opções em relação a isso:

    • Eliminar o arquivo morto local, caso julgue que seu conteúdo não é mais necessário;

    • Apenas salvar o arquivo PST em um dispositivo externo e manter para um eventual acesso futuro;

    • Criar na caixa principal do Outlook uma pasta “Arquivo Morto” ou algo semelhante e importar de volta para ela todas as mensagens que estão no arquivo PST. Mas atenção: dependendo do tamanho do seu arquivo morto, pode ser necessário solicitar aumento da capacidade de sua caixa de correio antes de efetuar essa movimentação.

    Atenção

    Deve ser evitado o armazenamento dos arquivos PST em pastas de rede, pois eles consomem muito espaço de armazenamento e recursos de backup, o que representa custo adicional para ANAC.

    Se tiver dificuldade em decidir qual é a melhor opção e como implementá-la, abra um chamado no Portal de Serviço, solicitando auxílio do suporte técnico.

  7. Use o Webmail para acessar seus e-mails

    Com o uso de computadores compartilhados, acessar os e-mails em cada novo computador utilizado exigiria reconfigurar constantemente o Outlook com a sua conta de rede, o que consome bastante tempo. Para evitar esse transtorno, prefira sempre utilizar o acesso por meio do Webmail da ANAC, utilizando qualquer navegador. Dessa forma, seus e-mails estarão sempre disponíveis, independentemente do local de acesso.

Utilizando computador compartilhado em modo presencial

O uso compartilhado de um computador na rede da ANAC é possível através de vários recursos e configurações, sendo o principal deles o Perfil Móvel (Roaming Profile). Esse recurso é habilitado pela STI, não requerendo qualquer intervenção do usuário para que passe a funcionar.

O perfil do usuário é um conjunto de pastas e arquivos, que normalmente fica armazenado em C:\Users\\. Nele são armazenadas diversas configurações, arquivos temporários e também as principais pastas de arquivos do usuário (Área de Trabalho, Documentos, Downloads, Imagens, Músicas e Vídeos). Quando se habilita o Perfil Móvel (Roaming Profile), esses arquivos, pastas e configurações são sincronizados para um local centralizado na rede. Assim, a cada vez que o usuário se conecta em um novo computador, ao invés de criar um novo perfil local, o perfil que já está armazenado na rede é carregado, trazendo com ele todo esse conteúdo.

Na primeira vez que você se logar em um computador com o recurso de Perfil Móvel habilitado, seu perfil será sincronizado com a rede. Em todas as vezes seguintes, esse perfil será carregado a partir da rede, independentemente de qual computador você usar.

Veja a seguir como isso funciona.

Sincronização inicial

  1. Logue-se normalmente com o seu nome de usuário e senha de rede da ANAC em seu computador principal/atual. Em determinado momento, a STI irá habilitar o perfil móvel para você e seu computador. Quando isso ocorrer, você verá que as pastas principais do Windows (Área de Trabalho, Documentos, Downloads, Imagens, Músicas e Vídeos) terão o símbolo Sincronizado sobre elas, indicando que estão sincronizadas. Nenhuma ação manual sua é necessária nesse momento.

Atenção

As pastas sincronizadas para o perfil móvel na rede são apenas as pastas padrão do Windows (Área de Trabalho, Documentos, Downloads, Imagens, Músicas e Vídeos). Se você possui arquivos importantes em outras pastas, além destas, terá que fazer a gestão adequada de forma manual para salvar seu conteúdo.

Usos subsequentes

  1. Logue-se com o seu nome de usuário e senha de rede da ANAC em qualquer computador indicado como compartilhado.

  2. Nesse momento, será carregado o perfil móvel sincronizado pela rede, bem como as respectivas pastas a ele associadas (Área de Trabalho, Documentos, Downloads, Imagens, Músicas e Vídeos). Se esta for a primeira vez que você utiliza este computador compartilhado, o carregamento do perfil móvel pode demorar alguns minutos. Carregando perfil

  3. Verifique se seus arquivos foram corretamente carregados no novo computador. A sincronização das pastas é indicada pelo ícone Sincronizado, conforme imagem abaixo. Pastas sincronizadas

  4. Para utilizar os aplicativos do Office 365 nos computadores remotos, será necessário aceitar o contrato de licença no primeiro uso em cada computador. Mas não se preocupe, a aceitação do contrato de licença não contará como um dos 5 dispositivos permitidos pela licença do Office 365 para cada usuário. Ativar o Office Ativar o Office

  5. Para finalizar o acesso ao computador compartilhado, basta clicar no Menu Iniciar e, a seguir, clicar em cima do seu Nome de Usuário e Sair. Logoff

Perguntas frequentes

Por que meu computador atual não mostra as pastas sincronizadas com a rede?

Provavelmente porque você não está no grupo habilitado para o perfil móvel. A STI vai providenciar a inserção dos usuários nesse grupo pouco a pouco, conforme sua localidade e andar. Se, ainda assim, você acha que já deveria estar incluso nesse grupo ou precisa de acesso antecipado, abra um chamado no Portal de Serviços, solicitando sua inclusão.

Em caso de qualquer dúvida, falha ou dificuldade, lembre-se sempre que a equipe de suporte técnico pode auxiliar por meio do Portal de Serviços.