Guia rápido para utilização do Microsoft Teams

Introdução

O Microsoft Teams é uma plataforma completa de comunicação e colaboração, contando com uma diversidade de módulos e recursos. Para poder utilizá-lo, você deve primeiro solicitar o acesso a ele e depois usar os procedimentos abaixo para instalá-lo e usar seus recursos.

Nas seções abaixo você terá orientações rápidas sobre as principais funcionalidades do Microsoft Teams que já estão liberadas para uso na ANAC.

Instale o Teams num computador ou notebook da ANAC

Dica

É possível que o Teams já tenha sido instalado automaticamente em seu computador ou notebook pela STI. Para fazer essa verificação, abra o menu Iniciar e digite Teams. Se ele já estiver instalado, pule para o Passo 5 abaixo. Se o ícone do aplicativo não aparecer, então é necessário instalá-lo.

1. Se você estiver utilizando um notebook da ANAC de forma remota, primeiro conecte-se à VPN. Se estiver usando um computador dentro da rede física da ANAC, pule para o próximo passo.

2. Abra o menu Iniciar e procure pela Central de Software. Após localizá-la, clique em seu ícone para abrí-la.

3. Na Central de Software, procure pelo Microsoft Teams, clique em seu ícone e a seguir clique no botão Instalar.

4. Aguarde o download e a instalação do aplicativo.

5. Após concluída a instalação, abra o aplicativo, clique em Entrar e digite seu e-mail da ANAC e senha. Pronto! Seu aplicativo Teams já está pronto pra usar.

Aviso

Se, por acaso, o procedimento acima não funcionar (por exemplo, se o Microsoft Teams não aparecer para você na Central de Software ou se houver falha na instalação), você pode abrir um chamado no Portal de Serviços, solicitando a instalação do aplicativo Microsoft Teams.

Instale o Teams num computador pessoal

Dica

Se você já instalou o pacote Office 365 fornecido pela ANAC, através do Portal do Office é provável que o Teams já esteja instalado em seu computador. Para fazer essa verificação, abra o menu Iniciar e digite Teams. Se ele já estiver instalado, pule para o Passo 5 abaixo. Se o ícone do aplicativo não aparecer, então é necessário instalá-lo.

1. Abra o seu navegador de internet e acesse portal.office.com. Na página inicial, insira seu e-mail da ANAC e clique em Avançar.

2. A seguir, insira sua senha de rede da ANAC.

3. No portal do Office, clique no ícone Teams.

4. Clique no botão Obtenha o aplicativo para Windows, aguarde o término do download e instale o aplicativo.

5. Após realizar a instalação, abra o aplicativo, clique em Entrar e digite seu e-mail da ANAC e senha. Pronto! Seu aplicativo Teams já está pronto pra usar.

Instale o Teams no smartphone ou tablet

1. Acesse a App Store ou Play Store, busque por Microsoft Teams e faça a instalação do aplicativo.

2. Após realizar a instalação, abra o aplicativo, clique em Entrar e coloque seu e-mail da ANAC e senha.

Pronto! Seu aplicativo Teams já está pronto pra usar.

Use o Teams sem instalar nada!

Se, por algum motivo, você não conseguir ou não desejar executar qualquer um dos procedimentos de instalação a seguir, não tem problema. Você pode utilizar a versão web do Teams, que tem as mesmas funcionalidades que o aplicativo.

1. No navegador de sua preferência, acesse o endereço https://teams.microsoft.com/.

2. Insira seu e-mail da ANAC, no formato nome.sobrenome@anac.gov.br e clique em Avançar.

3. Insira sua senha de rede da ANAC e clique em Entrar.

4. Na pergunta Deseja continuar conectado? responda Sim.

5. Na página que se abre, clique em Em vez disso, use o aplicativo web.

Pronto! O Teams já está pronto pra usar, na versão web.

Crie uma equipe

No Teams, uma equipe é um grupo de pessoas. Pode ser um time de projeto, uma Gerência, uma Superintendência ou mesmo a organização inteira!

Na lateral direita, selecione o ícone Equipes . Clique em Criar uma equipe ou ingressar. Neste momento, você pode criar sua própria equipe ou descobrir equipes existentes.

Selecione Criar equipe para criar uma nova equipe. Por padrão, a equipe é Privada; ou seja, você terá de adicionar as pessoas ou os grupos desejados à equipe. Selecione Pública se quiser que qualquer pessoa da organização possa localizar e ingressar na equipe.

Você pode adicionar pessoas, grupos ou até grupos de contatos inteiros.

Crie um canal

Um canal serve para agrupar as conversas por assunto dentro de uma equipe. Por padrão, cada equipe tem um canal Geral. Para adicionar outros canais, faça o seguinte:

Selecione o ícone Mais opções ao lado do nome da equipe. A seguir, selecione Adicionar canal.

Introduza um nome e uma descrição para o canal. Você pode criar um canal baseado em um tópico, projeto, nome de departamento ou outra opção desejada.

Selecione Tornar este canal favorito para toda a equipe, se desejar que o canal fique automaticamente visível na lista de canais de todos.

Descubra equipes e canais

Uma equipe é um conjunto de pessoas, conversas, arquivos e ferramentas — tudo em um só lugar. Um canal é um tópico de discussão em uma equipe. A melhor maneira de se familiarizar com as equipes e canais é selecionar um canal e equipe e começar a explorar.

As equipes das quais você faz parte estão disponíveis no ícone Equipes .

Adicione membros a uma equipe

Na lista de equipes, vá para o nome de equipe e selecione o ícone Mais opções > Adicionar membros. Digite o nome ou endereço de e-mail de alguém que você deseja adicionar e selecione Adicionar.

Dica

Se a pessoa estiver fora de sua organização, digite o endereço de e-mail completo. Selecione o ícone Editar para adicionar um nome de exibição que todos reconhecerão. O convidado receberá um e-mail convidando-o para ingressar na equipe.

Inicie uma conversa com uma pessoa ou um grupo

Para conversar com toda uma equipe, clique em Equipes, escolha uma equipe e um canal. Na caixa de texto, digite o que você quer dizer e pressione Enter ou clique no ícone Enviar .

Para conversar com apenas uma pessoa, na parte superior do aplicativo, clique em Novo chat. No campo Para, digite o nome da pessoa ou das pessoas com quem deseja conversar. Na caixa de texto, digite o que você quer dizer e pressione Enter ou clique no ícone Enviar .

Responda a uma conversa

As conversas nos canais são organizadas por data e depois encadeadas. As respostas nas conversas são organizadas abaixo da postagem inicial, assim fica mais fácil seguir várias conversas.

Localize o tópico de conversação ao qual pretende responder. Clique em Responder, adicione sua mensagem e e pressione Enter ou clique no ícone Enviar .

@mencione alguém

Caso queira que uma pessoa receba uma notificação de uma mensagem que está enviando, você poderá @mencioná-la. É possível mencionar um canal, uma equipe, uma pessoa ou diversas pessoas.

Na caixa Responder ou Nova Conversa, digite o símbolo @ e digite as primeiras letras do primeiro nome da pessoa. Na caixa Sugestões, selecione a pessoa. Repita para todas as pessoas que deseja @mencionar.

O símbolo @ é exibido na mensagem do Canal e no ícone da Equipe das pessoas mencionadas. Verifique o ícone da sua Equipe para ver se alguém o @mencionou.

Faça uma videoconferência

Transforme uma conversa em uma reunião com alguns cliques. Adicione áudio, vídeo e compartilhe sua tela.

Iniciar uma reunião

1. Para iniciar a reunião, execute um dos seguintes procedimentos:

   • Selecione o ícone Reunir agora em uma nova conversa; ou

   • Selecione o ícone Reunir agora em uma conversa existente para manter o contexto de toda a conversa.

2. Na visualização de vídeo, insira um nome para a reunião e selecione Reunir-se Agora.

3. Selecione os nomes dos membros da equipe que você deseja convidar para a reunião. Também é possível digitar um número de telefone; essa é uma ótima forma de adicionar pessoas externas à organização, que não usam o Microsoft Teams.

Ingressar em uma reunião

1. Procure o ícone de Notificação de reunião em uma conversa para encontrar uma reunião.

2. Selecione Ingressar para participar da reunião.

Compartilhar conteúdo

• Selecione o ícone de Compartilhamento de tela para mostrar sua tela aos outros participantes da reunião.

• Selecione o ícone de Mais opções para gravar a reunião. Você receberá um email quando o vídeo estiver pronto para ser exibido, editado e compartilhado com outras pessoas.

Emojis, GIFs e memes

Clique no ícone Figurinhas sob a caixa onde você digita a sua mensagem, escolha um meme ou adesivo de uma das categorias. Você também pode adicionar Emojis e GIFs animados.

Mantenha-se atualizado sobre as Atividades e Notificações

Você pode ver facilmente quando alguém o @menciona, as curtidas de suas publicações ou as respostas de uma conversa que você tenha iniciado. Um número é exibido ou adicionado aos ícones Atividade e Chat e o sinal de é exibido no ícone Equipes.

Selecione o ícone Atividade . Para visualizar as conversas que se aplicam a você, selecione Notificações. Selecione Recentes para visualizar as conversas atualizadas da Equipe.

Pesquise por mensagens, pessoas ou arquivos

Digite uma frase na caixa Pesquisa. Selecione Mensagens, Pessoas ou Arquivos.

Selecione o item nos resultados da pesquisa. Você também pode clicar no ícone Filtro para classificar ou filtrar os resultados da pesquisa.

Compartilhe arquivos com equipe interna

O Microsoft Teams funciona muito bem com documentos do Microsoft Office e compartilhamento de arquivos em geral. Mas, para isso você precisará ter o acesso ao OneDrive liberado.

Aviso

Se você não tiver acesso ao OneDrive, as instruções abaixo não irão funcionar, mesmo se o arquivo que você deseja compartilhar está armazenado localmente em seu computador.

Você pode solicitar o acesso ao OneDrive no Portal de Serviços, no caminho TI - Tecnologia da Informação > Software, Aplicativo e Serviços em nuvem > Solicitar acesso ao OneDrive.

Para adicionar um arquivo, na conversa do seu canal, clique no ícone Arquivos , abaixo da caixa de texto. Selecione um arquivo, clique em Abrir e em Enviar.

Você pode ver todos os arquivos que postou em um canal a qualquer momento. Basta acessar a guia Arquivos.

Compartilhe arquivos com convidado externo

Quando um colaborador externo acessa uma equipe do Teams, ele não possui acesso aos arquivos daquela equipe, somente ao chat. Os arquivos são armazenados em um site vinculado ao SharePoint e a configuração do SharePoint só permite acesso aos arquivos após compartilhamento específico com cada usuário externo. Assim, antes de compartilhar via SharePoint, o acesso através de um link não funciona.

Ou seja, além de convidar o usuário externo pra equipe, é necessário também compartilhar cada pasta ou arquivo da equipe no SharePoint Online com esse usuário externo. Isso acontece pois o acesso ao Teams é diferente do acesso ao SharePoint e também porque não permitimos acesso anônimo a arquivos do SharePoint.

Desse modo, é necessário que o proprietário da equipe abra o site do SharePoint vinculado à equipe e compartilhe a pasta do canal ou equipe, ou mesmo o arquivo específico, com o usuário externo.

Para conceder acesso a arquivos e pastas de uma equipe para um participante externo, execute esses passos:

1. No alto da página da sua equipe ou canal, clique na aba Arquivos, ao lado da aba Postagens.

2. Na barra superior, clique em Abrir no SharePoint. Uma página no SharePoint Online se abrirá em seu navegador.

3. Para conceder o acesso a todos os arquivos de uma equipe para um participante externo, clique em Compartilhar, na barra superior da página do SharePoint. Por outro lado, para conceder o acesso a um arquivo ou pasta específicos, localize o arquivo ou pasta desejados, clique com o botão direito e escolha Compartilhar.

4. Primeiro você precisa alterar o modo de compartilhamento, que inicialmente é só para usuários da própria ANAC. Clique no botão com o texto As pessoas na ANAC com o link podem exibir e mude para a opção Especificar pessoas. Você também pode ativar a opção Permitir edição, se assim o desejar. A seguir, clique em Aplicar.

5. Agora, vá digitando, um a um, os endereços de e-mail dos participantes externos aos quais deseja dar acesso. Por fim, clique em Enviar.

Pronto. Todas as pastas de sua equipe já estão compartilhadas com os usuários externos. A essa altura, os participantes externos devem ter recebido um e-mail contendo as instruções de acesso.

Importante

No modo de compartilhamento indicado acima, não basta ter o link da pasta ou arquivo. Cada participante externo precisará validar seu acesso através do envio de um código dinâmico, enviado para seu endereço de e-mail, provando que é o destinatário daquele compartilhamento.