Dicas essenciais para facilitar seu trabalho com o Office para Web

Veja neste artigo orientações, dicas e truques para facilitar o uso dos aplicativos disponíveis no pacote Office para Web. O Microsoft 365 traz uma série de ferramentas para ajudar na produtividade e na colaboração. No entanto, algumas funcionalidades variam de acordo com o tipo de licença atribuída ao usuário. Por isso, antes de começarmos, vamos esclarecer as principais diferenças entre os planos disponíveis na agência e como você pode verificar o seu.

Licenças Microsoft 365: Qual a diferença entre E3 e F3?

A Anac possui dois pacotes distintos de licenças Microsoft, que incluem tanto o sistema operacional Windows 11 Enterprise quanto a suíte de produtividade do Office 365. Esses pacotes estão divididos nos planos Microsoft 365 plano E3 e Microsoft 365 plano F3, cada um com recursos específicos para diferentes perfis de usuários.

Comparativo entre Microsoft 365 E3 e F3

Característica	Microsoft 365 E3	Microsoft 365 F3
Público-alvo na Anac	Servidores, efetivos e comissionados, secretárias executivas e terceirizados que tenham necessidades de uso de recursos específicos.	Colaboradores terceirizados e estagiários.
Aplicativos do Office	Versão completa do Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook etc.) instalável no PC e mobile.	Apenas Office para Web e Mobile (sem versão instalável no PC).
E-mail (Exchange)	Caixa de e-mail de 100 GB.	Caixa de e-mail de 2 GB.
OneDrive	Até 1 TB de armazenamento.	2 GB de armazenamento.
Windows	Windows 11 Enterprise.	Windows 11 Enterprise.
Segurança e Gerenciamento	Recursos avançados de segurança, como Microsoft Defender for Endpoint, BitLocker e DLP.	Segurança básica e controle limitado de dispositivos.
Virtualização	Suporte a Windows Virtual Desktop.	Sem suporte a virtualização.
Power Automate	Inclui automação avançada.	Apenas execução de fluxos de trabalho, sem criação avançada.

Como saber qual licença está atribuída ao seu usuário?

Se você não tem certeza de qual versão do Microsoft 365 está disponível para o seu perfil, siga os passos abaixo para conferir:

1. Acesse o site https://portal.office.com/Account#subscriptions e faça login com suas credenciais corporativas.

1. Verifique qual versão do Microsoft 365 está listada:
   • Se estiver escrito Microsoft 365 E3, você tem acesso à versão completa dos aplicativos.
   • Se aparecer Microsoft 365 F3, você tem acesso apenas à versão Web e Mobile das ferramentas.

Importante!

O Microsoft 365 F3 não significa perda de acesso aos principais serviços do Office 365, apenas uma forma diferente de utilizá-los. Se precisar de mais informações sobre como aproveitar ao máximo os recursos disponíveis, leia as orientações abaixo ou entre em contato com o suporte interno por meio do Portal de Serviços.

Armazenamento de arquivos no Microsoft 365: Qual a melhor opção?

Ao trabalhar com arquivos como Word, Excel, PDFs, vídeos e outros documentos, é importante escolher o local certo para armazená-los. Isso facilita o acesso, a colaboração com a equipe e evita problemas de espaço no OneDrive individual. Abaixo, explicamos as opções disponíveis e como utilizá-las da melhor forma.

1. Utilizando as equipes do Microsoft Teams para armazenamento de arquivos

   As Equipes do Teams são espaços criados para gerências, coordenações, projetos ou qualquer outro grupo de trabalho. Todos os arquivos armazenados dentro da equipe ficam disponíveis para os membros automaticamente e não ocupam o espaço do seu OneDrive individual.

   Por que usar o Teams para armazenar arquivos?

   • Todos os membros da equipe têm acesso aos arquivos automaticamente.
   • Os arquivos são armazenados no SharePoint Online, garantindo segurança e facilidade de acesso.
   • Você pode acessar os arquivos tanto pelo Teams quanto diretamente pelo SharePoint.
   • Evita ocupar o espaço do seu OneDrive individual.
   • Documentos armazenados na equipe podem ser editados de forma colaborativa e simultânea por diferentes membros da equipe.

   Como utilizar?

   1. Verifique se já existe uma equipe adequada para armazenar seus arquivos, converse com seus colegas se não localizar uma equipe. Caso contrário, crie uma nova diretamente pelo Teams.
   2. Faça o upload dos arquivos dentro dos canais da equipe para que fiquem acessíveis a todos.
   3. Gerencie permissões caso precise restringir o acesso a determinados documentos.

   Saiba mais sobre como criar uma equipe no Teams

2. Armazenamento no OneDrive Individual

   O OneDrive é um espaço de armazenamento pessoal, onde você pode salvar arquivos antes de compartilhá-los com a equipe. O espaço disponível pode variar de acordo com a licença do Microsoft 365.

   Quando usar o OneDrive?

   • Para armazenar documentos de trabalho em que você está trabalhando individualmente.
   • Para rascunhos e arquivos temporários, antes de compartilhá-los em uma equipe do Teams.
   • Quando precisar acessar arquivos de diferentes dispositivos, já que o OneDrive permite sincronização na nuvem.

   Importante!

   Embora o OneDrive seja um local de armazenamento individual, ele não deve ser utilizado para armazenar arquivos de interesse particular, mas somente arquivos e documentos relacionados à suas atividades na Anac.

   Saiba mais sobre o OneDrive

3. Armazenamento local no computador

   Alguns usuários ainda preferem salvar arquivos diretamente no computador. No entanto, essa prática pode limitar o compartilhamento e a segurança dos arquivos.

   Quando pode ser útil?

   • Para arquivos temporários ou que serão descartados rapidamente.
   • Quando há um grande volume de arquivos que não precisam ser compartilhados.
   • Desvantagens: Os arquivos não são sincronizados com a nuvem, nem acessíveis por outros membros da equipe.

4. Compartilhamento em servidores de rede (método antigo)

   O armazenamento tradicional em servidores de rede internos ainda é usado em algumas áreas, mas sua utilização está sendo substituída pelo Teams, SharePoint e OneDrive, que oferecem mais segurança e flexibilidade.

   Por que migrar para o armazenamento em nuvem?

   • Acesso remoto: permite abrir arquivos de qualquer dispositivo.
   • Compartilhamento facilitado: equipes podem colaborar em tempo real.
   • Maior segurança: backups automáticos e controle de versões.

   Atenção!

   Em breve, uma campanha será lançada para incentivar a migração dos arquivos armazenados em servidores de rede para o Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams). Se possível, evite utilizar o recurso compartilhamento em servidores de rede para o armazenamento de arquivos.

   Importante!

   Todos os arquivos de interesse da ANAC devem ser movidos preferencialmente para Sharepoint Online (equipe do Teams ou OneDrive Individual), à exceção das informações classificadas nos termos da Lei de Acesso à Informação e documentos preparatórios que possam originar informação classificada, conforme dispõe o Art. 17, da Instrução Normativa nº 5/2021, do GSI/PR.

5. Conclusão: Qual opção escolher?

   Se o objetivo é armazenar arquivos de trabalho sem comprometer o espaço do OneDrive individual, a melhor alternativa é usar o Teams. Isso garante acesso simplificado, colaboração eficiente e segurança dos documentos.

   Local de armazenamento	Quando usar?	Vantagens
   Equipes do Teams	Para arquivos que precisam ser compartilhados com a equipe.	Não ocupa espaço do OneDrive individual, acessível no SharePoint, colaboração facilitada.
   OneDrive Individual	Para arquivos que só você usa, rascunhos e documentos temporários.	Sincronização na nuvem, acesso de qualquer dispositivo.
   Computador Local	Para arquivos de curto prazo ou que não precisam ser compartilhados.	Acesso offline, mas sem sincronização automática.
   Servidores de Rede	Método antigo, em fase de migração para a nuvem.	Menos flexível e menos seguro.

   Agora que você já sabe como organizar melhor seus arquivos, aproveite ao máximo as ferramentas do Microsoft 365 para facilitar seu trabalho!

   Lembre-se

   Para situações específicas, não deixe de buscar orientação com a equipe técnica de TI através do Portal de Serviços.

Sincronizando Arquivos do Teams no Explorador de Arquivos do seu computador

Quer acessar arquivos do Teams diretamente pelo Explorador de Arquivos, como se fosse uma pasta local? Isso é possível sincronizando os arquivos do SharePoint vinculados à sua equipe.

Como configurar?

1. No Teams, vá até o canal onde os arquivos estão armazenados.
2. Clique na aba Arquivos e, em seguida, Sincronizar.
3. Após isso, os arquivos aparecerão no Explorador de Arquivos, permitindo um acesso mais rápido e fácil.

Veja o guia detalhado sobre sincronização

Configuração e utilização do Outlook Web

O Outlook Web é uma alternativa leve e prática para gerenciar e-mails e calendários sem precisar instalar aplicativos. No entanto, muitas pessoas não sabem que ele oferece quase todas as funcionalidades da versão desktop.

Dicas rápidas:

• Acesse pelo navegador em https://outlook.office.com/.
• Use categorias e filtros para organizar seus e-mails.
• Configure respostas automáticas para períodos de ausência.
• Habilite notificações no navegador para não perder mensagens importantes.

Aprenda mais sobre o Outlook Web

Agendando reuniões pelo Teams

É possível agendar reuniões diretamente no Microsoft Teams inclusive para canais das equipes departamentais. Essa funcionalidade dispensa a utilização do Outlook para marcar reuniões que envolvam a notificação simultânea de todos os membros de um canal específico.

Importante!

Esse método de agendamento é ideal para secretárias que organizam reuniões das UDVD e UORG, garantindo um processo mais ágil e centralizado.

Como agendar uma reunião no Teams para um canal departamental?

1. No Microsoft Teams, clique em "Calendário" no menu lateral.
2. Selecione a data e hora desejadas para a reunião.
3. No campo de Adicionar Canal, adicione a canal departamental desejado. Se não desejar convidar todos os integrantes do canal, apague qualquer nome de canal previamente existente nesse campo e inclua apenas as pessoas a serem convidadas para a reunião.
4. Selecione “Enviar convites pessoais” para que todos os membros do canal recebam os convites individualmente.
5. Finalize a configuração e confirme o agendamento.

Esse procedimento permite a realização de reuniões sem depender do Outlook, proporcionando maior praticidade no uso dos recursos do Microsoft 365.

Saiba mais sobre o Teams

Verificando a agenda de várias pessoas simultaneamente e marcando reuniões no Teams

O Microsoft Teams permite visualizar a disponibilidade dos participantes em tempo real, facilitando o agendamento de reuniões de forma rápida e eficiente. Para isso, utilize o recurso Assistente de Agendamento durante a criação do evento. Assim, é possível alinhar os horários com as agendas de todos os envolvidos e evitar conflitos.

Como Fazer:

1. Acesse o Calendário do Microsoft Teams e clique no dia e horário desejados para a reunião.
2. Preencha as informações da reunião (título, data, horário, detalhes etc.).
3. Na barra superior da janela de criação, clique na aba Assistente de Agendamento.
4. Verifique a disponibilidade dos participantes e arraste a barra até encontrar um horário em que todos estejam livres.

O próprio Teams também sugere automaticamente os melhores horários com base nas agendas dos convidados e indica, em tempo real, se cada participante está disponível ou ocupado no momento selecionado.

Edição colaborativa de arquivos

Com o Microsoft 365, é possível compartilhar arquivos para edição colaborativa em tempo real, facilitando o trabalho em equipe e aumentando a produtividade.

Siga o passo a passo abaixo para compartilhar documentos com membros da sua equipe, colegas ou outros colaboradores:

1. Acesse o arquivo que deseja compartilhar: Abra o documento e, no canto superior direito, clique em “Compartilhar”. Se preferir, você também pode localizar o arquivo diretamente no OneDrive Online ou SharePoint: Selecione o arquivo desejado; clique nos três pontos (“...”); em seguida, clique em “Compartilhar” e novamente em “Compartilhar” na janela que se abrir.
2. Defina as permissões de compartilhamento: No menu de compartilhamento, escolha a permissão mais adequada para os destinatários:
   • Pode editar – permite que o destinatário altere o arquivo
   • Pode revisar – permite que o destinatário sugira alterações
   • Pode exibir – permite apenas visualização, sem possibilidade de edição
   • Não é possível baixar – permite visualização, mas bloqueia o download
3. Adicione os destinatários: Insira os nomes ou endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar o arquivo. Adicione uma mensagem personalizada (opcional), explicando o contexto ou objetivo do compartilhamento.
4. Envie o convite ou copie o link: Clique em “Enviar” para que os destinatários recebam um e-mail com o link de acesso. Ou clique em “Copiar link” para compartilhá-lo manualmente via Teams, e-mail ou outro meio de comunicação.

Como recuperar um arquivo deletado no Teams

Se você excluiu um arquivo no Microsoft Teams, não se preocupe! Como os arquivos do Teams são armazenados no SharePoint Online, há uma maneira simples de recuperá-los.

Siga os passos abaixo para restaurar seu arquivo:

1. No Microsoft Teams, vá até a equipe onde o arquivo estava armazenado.
2. Acesse a aba "Arquivos" dentro do canal correspondente.
3. Clique em "Abrir no SharePoint" (o link geralmente aparece no topo da tela).
4. No SharePoint, clique em "Lixeira" no menu lateral esquerdo.
5. Encontre o arquivo que deseja restaurar, selecione-o e clique em "Restaurar".

Importante!

Os arquivos ficam na lixeira provisoriamente (até 93 dias).

Como recuperar um arquivo deletado no SharePoint

Siga os passos abaixo para restaurar seu arquivo:

1. No Microsoft SharePoint, vá até a equipe onde o arquivo estava armazenado.
2. Clique em "Lixeira" no menu lateral esquerdo.
3. Encontre o arquivo que deseja restaurar, selecione-o e clique em "Restaurar".

Importante!

Os arquivos ficam na lixeira provisoriamente (até 93 dias).

Como recuperar arquivos deletados no OneDrive

Siga os passos abaixo para restaurar seu arquivo:

1. Acesse o OneDrive Online e faça login com suas credenciais.
2. No menu lateral esquerdo, clique em "Lixeira".
3. Localize o arquivo que deseja restaurar.
4. Clique com o botão direito sobre ele e selecione "Restaurar".

Importante!

Os arquivos ficam na lixeira provisoriamente (até 93 dias).

Como compartilhar arquivos ou pastas com pessoas de fora da Anac

O Microsoft 365 permite que você compartilhe arquivos e pastas do OneDrive, SharePoint e Teams com pessoas externas à organização, como fornecedores, parceiros e regulados. No entanto, para garantir a segurança das informações, é importante seguir o procedimento correto e entender as opções de compartilhamento disponíveis.

Siga o passo a passo abaixo para compartilhar arquivos ou pastas com usuários externos.

Se o seu arquivo ou pasta está armazenado no OneDrive ou SharePoint, siga estes passos para compartilhá-lo com alguém de fora da organização:

1. Acesse o OneDrive ou SharePoint Online
   • Vá até o OneDrive ou SharePoint (ou clique no “OneDrive” na lateral esquerda do Teams).
   • Encontre o arquivo ou pasta que deseja compartilhar.
2. Clique no botão "Compartilhar"
   • Passe o mouse sobre o arquivo ou pasta e clique no ícone de compartilhamento.
3. Defina as permissões de compartilhamento
   • No menu que aparece, selecione a opção de compartilhamento desejada:
     • Pode editar – permite que o destinatário altere o arquivo.
     • Pode revisar – permite que o destinatário sugira alterações a serem realizadas no arquivo.
     • Pode exibir – permite que o destinatário visualize, mas não edite o arquivo.
     • Não é possível baixar – permite que o destinatário visualize, mas não poderá realizar o download do arquivo.
4. Adicione o e-mail do destinatário
   • Insira o endereço de e-mail da pessoa externa à organização.
   • Escreva uma mensagem (opcional) para contextualizar o compartilhamento.
5. Envie o convite ou copie o link
   • Clique em “Enviar” para que o destinatário receba um e-mail com o link de acesso.
   • Ou clique em "Copiar link" para enviá-lo manualmente por e-mail, WhatsApp ou outro meio.

Importante!

Antes de compartilhar arquivos ou pastas com agentes externos à Anac, atente-se às normas de sigilo e classificação das informações.

Treinamentos da Microsoft para Office para Web

Quer explorar ao máximo os recursos do Office para Web? A Microsoft disponibiliza uma série de treinamentos em vídeo, curtos e diretos ao ponto, para ajudá-lo a dominar as principais funcionalidades das ferramentas do Microsoft 365.

O que esperar desses treinamentos?

• Vídeos rápidos, geralmente com menos de 5 minutos.
• Conteúdos práticos para melhorar sua produtividade.
• Explicações sobre Word, Excel, PowerPoint, Outlook e outras ferramentas do Office para Web.

Dicas

Para um aprendizado contínuo, recomendamos que os colaboradores dediquem alguns minutos do dia para assistir a um vídeo e aplicar o conhecimento no dia a dia.

Acesse os treinamentos da Microsoft e aprimore suas habilidades:

• Treinamentos Oficiais da Microsoft 365 – Curso completo sobre Word, Excel, PowerPoint e Outlook Web.
• Treinamentos para Outlook Web – Como gerenciar e-mails, calendário e contatos.
• Treinamentos para Excel Web – Dicas essenciais para otimizar planilhas online.
• Treinamentos para Word Web – Recursos básicos e avançados para edição de documentos.
• Treinamentos para PowerPoint Web – Criação e edição de apresentações.

Dicas

Se precisar de maiores orientações, não hesite em buscar mais informações nos links acima ou entrar em contato com o suporte interno por meio do Portal de Serviços.