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Skype for Business - Criação de reuniões internas e externas

Introdução

É possível a utilização da ferramenta do Skype for Business para a realização de reuniões incluindo colaboradores internos, que possuem login e senha na rede da ANAC, bem como convidados externos à rede da ANAC.

Uma reunião utilizando o Skype é uma reunião virtual, utilizando recursos de chat, áudio, vídeo, apresentação de conteúdo, entre outros. É recomendado que, no mínimo, o participante tenha um microfone (headset) disponível.

O acesso de convidados externos só ocorre após autorização do organizador da reunião.

Criando uma reunião para colaboradores da ANAC ou convidados

  1. Em sua estação de trabalho, abra o aplicativo do Outlook Ícone do Outlook
  2. No Outlook, selecione a guia Página Inicial e depois clique na opção Novos Itens → Reunião do Skype Nova reunião do Skype
  3. Na próxima janela, você poderá informar os e-mails dos participantes, incluindo usuários externos caso desejado, informar o Assunto da reunião. Repare que o corpo do e-mail já traz o link que deve ser utilizado por todos os convidados para acesso à reunião. Ao final, para agendar a reunião, basta clicar em Enviar. Enviar convite

Acessando uma reunião do Skype for Business de um computador

No horário da reunião, utilize o convite recebido por e-mail ou existente na agenda do Outlook para clicar no link e acessar a reunião. O procedimento a ser seguido será distinto, conforme você esteja na rede da ANAC ou seja um convidado externo.

Caso você seja um colaborador da ANAC

  1. Você será redirecionado para o Skype for Business e uma janela como a apresentada abaixo será apresentada. Selecione a primeira opção Usar o Skype for Business e clique em OK. Ingressar na reunião

Caso você seja um convidado externo

  1. Após clicar no link do e-mail será aberta uma nova aba e você deve selecionar a opção Ingressar Usando o Skype for Business Web App no lugar Ingressar usando Web App
  2. Na próxima tela, você deve optar por ingressar utilizando a instalação de um plug-in do Skype for Business para acesso via navegador ou utilizar o cliente instalado na máquina do Skype for Business/Lync para acesso à conferência. Instalar plug-in
  3. Caso opte pela instalação do plug-in, instale-o e retorne ao Passo 1. A seguir, clique nas opções descritas nos tópicos anteriores e depois clique em Ingressar na reunião
  4. Quando a nova janela abrir, confirme a mensagem de alerta. Permitir plug-in
  5. Depois disso, você já estará na reunião e poderá utilizar todos os recursos disponíveis.

Acessando uma reunião do Skype for Business de um celular Android

  1. Para acesso via celular, é necessário instalar o aplicativo Skype for Business disponibilizado na loja da Play Store.
  2. Após a instalação do aplicativo, acesse o e-mail com o convite da reunião e clique no link para acesso a ela.
  3. Você será redirecionado para o aplicativo. Informe suas credenciais, caso seja usuário da rede da ANAC, ou forneça um nome para acesso como convidado. Confirme todas as telas que perguntarem sobre certificado.
  4. Caso seja um convidado, o organizador da reunião deverá autorizar seu acesso.
  5. Após esse procedimento, você estará na reunião.

Efetuando gravação da reunião

  1. Para iniciar uma gravação da reunião no Skype for Business, clique no botão Mais opções no canto inferior direito da tela e em Iniciar gravação Iniciar gravação
  2. Após o término da chamada ou a finalização da gravação, o sistema irá processar o arquivo e armazenar no computador de quem grava, na pasta configurada no menu Ferramentas → Opções → Gravação. Opções de gravação Opções de gravação